Operação, manutenção e suprimentos em guerra: Uma batalha sem fim
Se você trabalha numa operação industrial provavelmente já ouviu críticas entre as equipes de equipe de operação, manutenção e suprimentos.
É frequente haver um certo nível de conflito entre estas três equipes. Tanto que usei isto como um dos exemplos num outro post sobre problemas de comunicação interna em organizações.
Se você é o responsável por estas três equipes na tal operação industrial, certamente isto te incomoda, pois acarreta desperdício de recursos da organização.
As reclamações clássicas
O que cada uma das equipes tradicionalmente reclama:
As reclamações clássicas entre as áreas de Operação, Manutenção e Suprimentos.
Vou falar duas verdades sobre esta situação:
1. Todos tem certa razão, mas ao mesmo tempo também não tem razão.
2. Esta guerra nunca vai acabar, mas pode diminuir a níveis aceitáveis.
1ª Dica: Procure a causa dos problemas, não procure culpados
Infelizmente algumas organizações têm uma cultura de procurar culpados.
A boa notícia é que se você é o responsável pela operação, manutenção e suprimentos de uma unidade industrial, você tem uma posição relevante e poder de influência na organização. Use-o de maneira inteligente e tire a palavra “culpa” do dicionário da empresa.
Se existe um problema deve-se procurar a causa dele e bloquear esta causa para resolvê-lo. Isto se aplica as críticas do quadro acima. Já ouviu falar em causa raiz?
Em algumas situações você terá de verificar responsabilidades e talvez tenha de tomar uma medida disciplinar, mas responsabilidade não é culpa.
2ª Dica: O desempenho da organização é mais importante que o de uma área específica
Todo mundo sabe disso, mas muitos não praticam, e assim continuam trabalhando nos seus feudos.
Se você analisar as críticas no quadro acima concluirá, por exemplo, que alguns equipamentos quebram porque a manutenção foi ruim mesmo, mas outros quebram porque foram mal operados. Assim, não adianta resolver somente um lado do problema, pois isto só aumentará o clima de competição e rivalidade entre as áreas.
Você deve deixar extremamente claro para sua equipe que você pensa assim. Por exemplo: Nas reuniões não se canse de repetir que “o problema de um, é um problema de todos”.
É você que tem que falar isto, não é o pessoal de Recursos Humanos ou um consultor caro. Eles podem falar, é claro, mas é a tua fala que fará diferença.
3ª Dica: Conversas e reuniões produtivas
As tecnologias e facilidades de comunicação hoje são tantas que trazem algumas armadilhas.
Lembro que há alguns anos um par de colegas estavam discutindo um problema via emails.
Eles não conseguiram resolver o problema via emails, mas criaram uma “linguiça eletrônica” na qual metade da empresa estava copiada.
Eles só conseguiram resolver o problema numa reunião de 30 minutos, quando se olharam cara a cara. Ou seja, a tal “linguiça eletrônica” foi um desperdício de tempo e da paciência dos copiados.
Você tem que estimular conversas e reuniões em que as partes discutem a efetiva solução dos problemas da empresa. Lembre-se “o problema de um, é um problema de todos”.
Quando você iniciar está prática, terá de coordenar algumas reuniões, até eles entenderem o que você quer (e eles necessitam). Nestas reuniões não há espaço para mi mi mi. Todos estão ali para resolverem os problemas.
4ª Dica: Ações, responsáveis e prazos
Se um problema, falta de matéria prima ou falta de sobressalente por exemplo, foi adequadamente discutido, certamente foram definidas algumas ações para resolvê-lo.
Se o problema for complexo, é provável que as primeiras ações sejam para aumentar o entendimento dele. Após isto é que virão as ações para resolvê-lo.
Independente disso, toda a ação deve ter, pelo menos, um responsável e um prazo. Isto deve ser formalizado seja num email, num template de plano de ação ou em outro local que seja de fácil acesso aos interessados.
5ª Dica: Dê continuidade as ações acima
Não se reduz o nível de conflito numa única reunião ou num único dia. As ações devem ter continuidade. Como fazer isto?
- Não se canse de repetir que “o problema de um, é um problema de todos”.
- Estimule a comunicação entre a operação, manutenção e suprimentos.
- Demonstre para eles que muitos problemas só serão resolvidos pela atuação em conjunto.
- Acompanhe sistematicamente as ações e seus prazos, via os responsáveis.
- De o exemplo. Nada disso vai funcionar se você criticar um par seu em alto e bom tom para todos ouvirem.
Gostou do post? Pense em que outros conflitos (entre áreas de uma organização) as dicas acima podem ser aplicadas.
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No próximo post vou explorar como podemos usar as cinco dicas acima numa situação muito corriqueira em processos industriais, as paradas de toda a instalação para manutenções programadas.
Se essas dicas forem bem aplicadas, certamente vâo melhorar o desempenho das equipes.