Cronograma – Gerenciando o tempo
Cronograma é uma ferramenta poderosa para gerenciar o tempo de atividades, mesmo as aparentemente mais simples. Se você perguntar para a sua equipe se ela tem o cronograma de um determinado projeto, é provável que eles digam que sim. Porém muitas vezes estes cronogramas não são consistentes o bastante.
Veja a história que eu vivi. Há alguns anos, estava reunido com um gerente de segurança, saúde e meio ambiente (SSMA) e com o engenheiro ambiental que era o braço direito dele.
Estávamos falando sobre um licenciamento ambiental aparentemente simples, porém necessário para a implantação de um projeto.
Na verdade, o tal licenciamento estava atrasado, o gerente e o engenheiro aparentavam estarem tendo dificuldades de gerir este processo e a implantação do projeto como um todo começou a ser afetada. Você já viveu esta situação?
Quando usar cronogramas
Voltando a história que vivi, no cronograma geral do projeto, o licenciamento aparecia como uma atividade única chamada “Obter licença ambiental”.
Em outras palavras, o tal licenciamento não estava aberto nas atividades que usualmente o compõe. De uma maneira superficial, podemos desdobrar um licenciamento nas seguintes atividades:
- Sua equipe prepara a documentação necessária (inclusive projetos);
- Ela protocola esta documentação no órgão licenciador;
- O órgão licenciador analisa a documentação;
- Se o órgão não aprovar a documentação, sua equipe terá que corrigir ou complementar ela (este loop pode se repetir várias vezes);
- Uma vez aprovada a documentação, o órgão licenciador faz uma inspeção in loco;
- Se o órgão encontrar alguma irregularidade na inspeção, sua equipe terá de corrigir (outro loop potencialmente infinito, rsrsrs);
- Uma vez que todos os problemas foram corrigidos, a licença é obtida.
Ou seja, o licenciamento na verdade é processo complexo. Então, por que no cronograma ele está simploriamente resumido numa única atividade?
Isto está errado. Neste exemplo, o licenciamento em si é um projeto dentro de um projeto, ou seja, um subprojeto que deve ser detalhado. Este é o momento de usar um cronograma.
O que são subprojetos? Um projeto pode ser divido em partes denominadas subprojetos. Cada uma destas partes pode ser gerenciada por diferentes áreas de uma mesma organização ou por terceiros contratados.
Em outras palavras, enquanto principal responsável por ele, você deve atuar para que atividades complexas de um projetos, ou seja, os subprojetos também sejam detalhados no cronograma.
Subprojeto – Um projeto dentro de outro
Seja por falta de disciplina, falta de conhecimento ou excesso de teimosia (rsrsrs), muitas vezes atividades complexas são simploriamente resumidas numa única atividade no cronograma (e planejamento) de um projeto.
O que fazemos ao dividir uma atividade complexa (subprojeto) em várias atividades menores e encadeadas é o mesmo que René Descartes propôs no Século XVII ao propor “dividir as dificuldades”.
“Divide as dificuldades que tenhas de examinar em tantas partes quantas for possível, para uma melhor solução.” René Descartes (1596 – 1650).
Ou seja, não estamos “inventando a roda”.
Como elaborar e usar um cronograma
Proponho os seguintes passos para você executar com a equipe do subprojetos:
1. Relacione as atividades
Junto com a equipe que trabalhará no subprojeto relacione todas as atividades necessárias para concluir o subprojeto.
2. Estime a duração de cada atividade
Estime a duração de cada atividade usando como referência projetos semelhantes e anteriores ou a experiência das pessoas envolvidas nas atividades.
Nas primeiras vezes que o cronograma for usado esta estimativa pode não ser tão precisa. Isto vai melhorando com a prática.
3. Estruture o cronograma
Verifique que atividades tem de ser encadeadas e quais podem ser executadas em paralelo. Uma maneira de fazer isto é utilizar o conceito de Rede PERT (Program Evaluation and Review Technique). Isto será objeto de um futuro post.
4. Divulgue o cronograma
Não deixe o cronograma na gaveta. Divulgue ele para as pessoas envolvidas nas atividades e afetadas pelo subprojeto.
5. Estabeleça metas
Baseado no cronograma, estabeleça metas de duração de cada atividade e uma data final para a conclusão de cada uma delas e do subprojeto.
6. Gerencie o desenvolvimento do subprojeto
Acompanhe a execução destas atividades baseado no cronograma e através de reuniões periódicas.
Três Dicas bônus
- Para que isto funcione é necessário treinar sua equipe na elaboração e controle de cronogramas, pois ninguém tem a obrigação de nascer sabendo.
- Também é necessário dar atenção especial para as primeiras vezes em que sua equipe usar esta ferramenta de gestão, pois naturalmente ocorrerão erros.
- Tenha disciplina e garanta a continuidade de uso desta ferramenta. Aprenda com os erros, bloqueando eles nos projetos (ou subprojetos) seguintes.
As atividades acima podem ser aplicadas também a projetos de pequena e média complexidade. Projetos mais complexos demandarão um desdobramento e detalhamento das ações acima, bem como ferramentas, especialmente programas, específicos.
Como um cronograma melhora sua produtividade
Uma vez que o seu subprojeto tenha um cronograma consistente você tem as seguintes oportunidades de melhorar a produtividade da organização:
- Definir que atividades tem de ser executadas em sequência e que atividades podem ser executadas em paralelo;
- Baseado na experiência em projetos e subprojetos semelhantes e anteriores, analisar os riscos de atraso e oportunidades de antecipação para cada atividade;
- Acompanhar o desenvolvimento de cada atividade e analisar se ela será concluída dentro do tempo planejado ou se ocorrerá atraso;
- Quando ocorrer um atraso, verificar alternativas de compensar este atraso em atividades futuras mantendo a duração total do projeto (ou subprojeto).
Assim, você efetivamente fará a gestão do tempo do subprojeto, e do projeto como um todo, evitando “atrasos surpresa”.
Tempo perdido é irrecuperável
Assim, o cronograma permite “medir” e controlar como os executantes de um subprojeto (ou projeto) estão usando o recurso “tempo”. Este é um recurso, que uma vez perdido, não se recupera.
“O tempo é seu recurso limitante, e ele é totalmente irrecuperável na sua vida”, Peter Drucker (1909 – 2005), o “Pai da Administração Moderna”.
Num próximo post falarei sobre relação de dependência entre atividades e sobre Rede PERT.
São conceitos importantes, sem serem complexos, para o desenvolvimento dos cronogramas. Mais do que isto são conceitos importantes para o gerenciamento do tempo. Vai ser muito interessante conversar sobre isto com você.
Nos encontramos no próximo post.
Previous Article
Muito bom! O tempo é precioso demais para ser desperdiçado. O cronograma sempre foi um instrumento muito importante na organização do trabalho e na boa condução dos projetos.
Excelente abordagem!
Um cronograma bem elaborado reduz significativamente a possibilidade de insucesso de um projeto. Além do fator tempo que está sendo abordado aqui, durante a elaboração de um cronograma (etapas 1 e 2 citadas) e até mesmo após a sua divulgação, podemos utiliza-lo, numa reunião ou num treinamento por exemplo, como uma ferramenta para levar o time de trabalho a um maior conhecimento do projeto ou atividade, eliminando possíveis lacunas não previstas, gerando motivação e engajamento de todos e minimizando ainda mais as possibilidades de insucesso do projeto. Um cronograma bem feito traz credibilidade e segurança ao projeto perante aos “stakeholders”, afinal de contas, nenhum líder de projeto quer frustrar as expectativas das partes interessadas no que diz respeito a prazo, até por que, como diria nosso o grande físico do século 17, Benjamin Franklin (1706-1790), “Tempo é dinheiro!”