7 dicas para gestão de contratos – 1ª parte ou 4 de 7

Contratos de prestação serviços fazem parte do dia a dia de qualquer atividade industrial.

Usualmente podemos dividir os custos de uma planta industrial nas seguintes naturezas:

• Custos com pessoal;
• Materiais, matéria-prima, insumos ou qualquer material para manutenção;
• Serviços;
• Energia; e
• Outros, usualmente, o grupo menos expressivo.

Em muitas plantas, o custo com serviços, ou seja, com contratos é um dos mais relevantes. Além disso, atividades essenciais para a continuidade operacional da planta e sua eficiência podem estar sendo executadas através de contratos.

Gerenciar contratos de forma eficiente abrange diversos aspectos, mas aqui vou destacar dois:

• Qualidade – garantir que os serviços sejas fornecidos na qualidade demandada; e
• Custo – pagar o valor certo pelos serviços prestados.

Ao longo da minha vida profissional percebi que é mais difícil gerenciar o aspecto de custo do que o de qualidade. Assim, relacionei aqui 7 dicas para melhor gerenciar contratos, principalmente no aspecto de custo. Foram as dicas que mais usei na minha vida profissional.

As dicas abaixo são todas sob a perspectiva de quem contrata serviços. Algum leitor que trabalhe no “outro lado do balcão” pode discordar de alguma delas. Esta discordância, se bem desenvolvida, pode gerar conversas interessantes, ok?

Por mais que algumas das dicas abaixo possa parecer simplórias, elas são válidas. Ainda hoje, na segunda década do Século XXI (rsrsrs), encontro empresas onde elas não são aplicadas.

1ª Dica – Contrate serviços. Não contrate recursos.

Ainda hoje é muito comum você contratar uma equipe (de manutenção, por exemplo) e pagar pela quantidade de homens horas (HH) disponibilizados. Ou contratar uma frota de caminhões e outros equipamentos e pagar por hora trabalhada (HT) de cada um deles.

Neste caso você não está contratando um serviço. Você está solicitando a uma prestadora de serviços que ela disponibilize recursos para a empresa onde você trabalha. Neste caso a prestadora de serviço tem pouco compromisso com a produtividade destes recursos.

Por outro lado, o serviço pode ser:

• Caldeiraria (fabricação de peças a partir de chapas metálicas), medido em quilo de chapa trabalhada;
• Limpeza industrial, medido por metro quadrado limpo;
• Movimentação de algum tipo de granel, medido em toneladas movimentadas;
• Projeto de engenharia, medido pela quantidade dos desenhos emitidos; ou
• Substituição de algum componente de um equipamento, medido pela quantidade de componentes substituídos.

Ou seja, em vez de você pagar pelo recurso disponível (HH ou HT), independente da produtividade deles, você paga pelo serviço efetivamente entregue.

Obviamente nenhum critério de medição é perfeito, mas, na grande maioria das vezes, estes critérios imperfeitos são melhores que as famigeradas HH e HT.

Quando você estiver elaborando um contrato e chegar na fase de definir como os serviços prestados serão medidos e pagos, fuja do HH e HT (rsrsrs).

2ª Dica – Para contratos de limpeza industrial, atue na causa da “sujeira”

Nas plantas é usual termos contratos de limpeza industrial, que além de manterem a instalação limpa, podem fazer o manuseio de algum resíduo que demanda cuidado especial.

Estes cuidados especiais podem ser por motivos de segurança e saúde dos trabalhadores da planta ou por motivos ambientais. Normalmente existem normas e leis que demandam e regulam isto. Dependendo do tipo de resíduos e dos cuidados demandados este serviço pode ser caro.

Ao fazermos a gestão de serviços de limpeza industrial, a prioridade é eliminarmos a “fonte” da sujeira.

Verifique se, ao longo dos anos de operação, a demanda deste serviço não está aumentando demais. Pode ser que o foco tenha sido dado para a limpeza e não na eliminação das “fontes” da sujeira.

Focar na eliminação das causas da sujeira provavelmente não eliminará a necessidade deste tipo contrato, mas pode reduzir as quantidades manuseadas por ele e, consequentemente, reduzirá os custos do serviço.

3ª Dica – A melhor solução técnica não é necessariamente a melhor solução financeira

Esta dica é para os engenheiros de plantão que se mobilizam por soluções técnicas diferentes e inovadoras. Eu sou engenheiro, eu sei como é isto (rsrsrs).

Imagine a seguinte situação: Você foi procurado por um potencial prestador de serviço, concorrente de um contratado da empresa onde você trabalha.

Ele apresenta uma nova tecnologia para executar o mesmo serviço feito pelo atual contratado. A nova tecnologia tem vantagens inegáveis, mas (como não existe almoço grátis, rsrsrs) é mais cara.

As perguntas a serem feitas são as seguintes: As inovações desta nova tecnologia vão trazer alguma vantagem real para a empresa onde você trabalha? Se sim, esta vantagem real compensa o custo adicional? Se não, este custo é negociável?

Se a resposta para alguma das perguntas acima é “não”, continue com a tecnologia já contratada.

Estamos falando aqui de inovação e, obviamente, avaliar se introduzimos (ou não) uma inovação é um assunto mais complexo que as três perguntas acima, mas elas servem para uma primeira abordagem.

4a Dica – Constantemente faça análises de make or buy.

A empresa onde você trabalha contrata o mesmo serviço há mais de 10 anos. Normalmente os contratos de 2 ou 3 anos são intercalados com um grupo conhecido de 3 ou 4 fornecedores.

É um processo de contratação e prestação de serviço maduro e estável, satisfatório para ambas as partes.

O fato é que muita coisa muda em 10 anos. Pode ser que hoje faça muito mais sentido para a empresa executar ela mesma esta atividade no lugar de contratá-la.

Neste caso faça um estudo de make or buy.

Compare as vantagens e desvantagens de duas alternativas, a empresa executar com recursos próprios aquele serviço ou contratar alguém para fazê-lo. Ao analisar, pense estrategicamente também. A melhor alternativa hoje pode não ser a melhor no longo prazo.

As 3 dicas faltantes estarão num próximo post. Ou seja, hoje a nossa lista tem somente 4 dicas.

Não sei se o leitor sabe, mas uma lista com quantidade de itens pares contraria o que a maioria das pessoas falam sobre listas em posts: Sempre devem ser uma quantidade de itens ímpar. Bem, vou arriscar (rsrsrs). 

Voltando ao assunto de contratos, como você já percebeu as dicas não estão estruturadas. O critério que usei para selecionar elas, foi o de relevância para mim. Em outras palavras, estás foram as dicas que mais usei na minha vida profissional.

Repetindo algo que falei no início deste post, apesar destas dicas poderem parecer simplórias elas são extremamente válidas.

Vejo vocês no próximo post, com a 2ª parte da lista de 7 dicas.

Alexandro Avila de Moura

Engenheiro Mecânico graduado na UFRGS. Especialização em Gestão Estratégica (USP) e Gerenciamento de Projetos (Pitágoras). Mestrado em Administração incompleto (PUC MG). Experiência de mais de 25 anos no setor de mineração, especificamente nas áreas de gestão de operação, manutenção e desenvolvimento de projetos, liderando grandes equipes. Certificado como PMP (Project Management Professional) pelo PMI (Project Management Institute). Número PMP 182 8522. Experiência também nas áreas de segurança e saúde ocupacional, meio ambiente e relacionamento com comunidades e na área financeira.