7 dicas para gestão de contratos – 2ª parte ou 3 de 7

Aqui está a 2a parte das dicas sobre gestão de contratos que comecei a escrever em novembro passado.

Em primeiro lugar, peço desculpas aos leitores do meu blog por ter ficado mais de três meses sem escrever. Estou retomando as atividades e a regularidade de publicação de posts.

Caso você seja um leitor novo, ou queira reler o post com a 1ª parte deste assunto, clique aqui.

Antes de passarmos para as dicas propriamente ditas vale a pena destacar alguns de seus aspectos.

As recomendações que relacionei aqui, e no post anterior, são para melhor gerenciar contratos, principalmente no aspecto de custo. Foram elas que eu mais usei na minha vida profissional.

Todas elas foram propostas sob a perspectiva de quem contrata serviços. Algum leitor que trabalhe do “outro lado do balcão” pode discordar de alguma delas.

Por mais que algumas das dicas abaixo possam parecer simplórias, elas são válidas. Ainda hoje, na segunda década do Século XXI (rsrsrs), encontro empresas onde elas não são aplicadas.

5ª Dica – Leia o contrato, treine os fiscais e faças as medições corretamente

Está dica pode parecer infame para alguns (rsrsrs), mas é extremamente válida. Ainda hoje encontro gestores e fiscais de contrato que nunca leram este documento e seus anexos. Sim, é usual um contrato ter um ou mais anexos.

Antes de continuarmos, vale a pena conceituarmos o que eu chamo de gestor e fiscais de contrato:

(1) Gestor de contrato é a pessoa responsável pelo contrato desde a conclusão do processo de contratação, ou seja, desde o início dos serviços até a finalização do mesmo. Normalmente é um gerente da empresa ou um staff de alto nível.

(2) Fiscais de contrato são as pessoas que acompanham o contrato no dia a dia e fiscalizam se os serviços estão sendo prestados de acordo com as especificações contratadas. No âmbito do contrato, elas estão subordinadas ao gestor do contrato.

(3) Usualmente um contrato tem um gestor e um ou mais fiscais. Contrato sem gestor é uma aberração.

O contrato em si é uma ferramenta de trabalho do seu gestor. Ele, o gestor, tem de ler o contrato. Ele também tem que ter um claro entendimento de:

• Como o serviço prestado será medido e pago;
• Quais os SLA (Service level agreements ou acordos de nível de serviço) que o contratado tem que cumprir;
• Direitos e deveres da empresa e do seu contratado; e
• Multas e penalidades existentes, entre outros.

Baseado nos tópicos acima, o gestor do contrato tem que orientar e treinar os fiscais para que eles possam executar a função “fiscalizar” corretamente. Se necessário retreinar. Acreditem, frequentemente isto não é feito!

6ª Dica – Planeje a transição entre contratos

Você é o gestor de um contrato de 3 anos. A relação entre a empresa e o contratado é equilibrada, mas o contrato está chegando no final e você tem que pensar em como dar continuidade a este serviço.

Seguem algumas orientações:

• Envolva a área de suprimentos (ou “compras”, ou seja lá qual for o nome usado na empresa onde você trabalha, rsrsrs) desde o início. Ela será sua parceira em todo este processo.
• Faça um estudo de make or buy. Talvez esta seja a hora da empresa passar a executar estes serviços com recursos próprios.
• Se a opção é continuar contratando o serviço, atualize as características e premissas do serviço e, consequentemente, do contrato. Incorpore todas as lições aprendidas durante o presente contrato.
• Continuar contratando o serviço não implica em continuar com o mesmo prestador de serviço. Assim, selecione, junto com a área de suprimentos, um grupo de potenciais prestadores deste serviço que faça sentido para o momento da empresa.

Não deixe para última hora as ações para substituir um contrato. Quanto mais complexo o serviço ou quanto maior o valor do contrato, mais tempo será demandado. Atente também que contratos complexos e/ou de valor elevado provavelmente são contratos estratégicos para a empresa.

7ª Dica – Busque sinergia entre as diversas operações

Se a empresa onde você trabalha possui diversas plantas dispersas geograficamente, mas todas elas demandam um mesmo tipo de serviço, podem existir sinergias entre as plantas na contratação deste serviço.

Vou destacar duas sinergias:

• A primeira é uma planta incorporar as lições aprendidas em outra planta no momento de contratar este serviço; e
• A segunda é a possibilidade da empresa fazer um único grande contrato para atender diversas plantas.

As duas sinergias acimas são conhecidas da maioria dos leitores, mas são muitas as empresas onde isto não é colocado em prática, pois as plantas operam de maneira isolada.

Devemos combater este isolamento quando ele traz perdas para a empresa.

Para finalizar, reforço que o critério que usei para selecionar estas dicas foi o de relevância para mim. Ou seja, estás foram as dicas que mais usei na minha vida profissional.

Também não se engane pela aparente simplicidade destas dicas. Elas ainda são válidas. Já presenciei situações onde a aplicação de algumas destas recomendações resolveram problemas crônicos que algumas empresas tinha com gestão de contratos.

Gestão de contratos é um assunto vasto e relevante para as organizações, com certeza retomarei este assunto no futuro.

Acompanhe o blog e veja, ou melhor, e leia (rsrsrs).

Alexandro Avila de Moura

Engenheiro Mecânico graduado na UFRGS. Especialização em Gestão Estratégica (USP) e Gerenciamento de Projetos (Pitágoras). Mestrado em Administração incompleto (PUC MG). Experiência de mais de 25 anos no setor de mineração, especificamente nas áreas de gestão de operação, manutenção e desenvolvimento de projetos, liderando grandes equipes. Certificado como PMP (Project Management Professional) pelo PMI (Project Management Institute). Número PMP 182 8522. Experiência também nas áreas de segurança e saúde ocupacional, meio ambiente e relacionamento com comunidades e na área financeira.