As reuniões me perseguem, tal como zumbis num filme de terror…
Na segunda pela manhã eu sempre checo a minha agenda da semana. Muitos de vocês devem fazer a mesma coisa. Quantos de vocês, ao fazerem isto, não entraram em pânico ao perceberem que a semana está tomada de reuniões?
Reuniões em excesso, muitas vezes improdutivas, são zumbis. Elas não comem seu cérebro, mas consomem seu tempo e sua paciência.
A empresa ou organização em que você trabalha pode ser grande ou pequena, mas se ela for burocrática, as reuniões estarão lá para te perseguir (rsrsrs).
Por outro lado não podemos ter ojeriza de reuniões. Elas são ferramentas de gestão. Tal como um martelo, o bom uso desta ferramenta depende da habilidade de quem “segura o cabo do martelo”.
Assim, quero compartilhar com vocês umas dicas de como usar adequadamente as reuniões.
1º Tipo de Zumbi – A Reunião desorganizada
Para os pessimistas é a reunião típica. Muito se fala e nada se resolve. É o zumbi que consome seu tempo e sua paciência.
Como evitar esta situação?
1ª dica: Não faça reuniões em excesso
Se você não está tendo tempo para atender outras demandas em função da quantidade de reuniões que você coordena ou participa, isto é um sinal claro que você e a organização estão exagerando. É hora de maneirar.
2ª dica: Faça reuniões produtivas
Para serem produtivas as reuniões precisamos de um mínimo de planejamento. Lembre-se que planejar não é complicar. Planeje sem excessos, seja objetivo e use da simplicidade.
Para planejar tome com referência a relação abaixo:
- Convoque os participantes com antecedência e fale sobre as informações que eles deverão levar para reunião.
- Não convoque participantes em excesso. Vou explicar. Não convoque pessoas que irão à reunião só para ouvir o que está sendo discutido. Depois, elas leem a ata de reunião.
- Defina o objetivo da reunião. Encontrar uma solução para um problema em específico?
- Defina a pauta. É a sequência de tópicos para a discussão do problema e sua solução.
- Hora de início e de fim. A reunião não pode ser longa. O horário de início e fim tem de ser respeitado por todos. Não dá para duas ou mais pessoas desperdiçarem o tempo delas esperando uma “prima donna” que sistematicamente se atrasa!
- Faça a ata. Nela estão as ações definidas, responsáveis e prazos. Linguagem simples, frases curtas e objetivas. Ata de reunião não é obra literária. Isto parece obvio, mas tem gente que se empolga (rsrsrs).
Uma coisa importante. O coordenador da reunião tem que se certificar que as pessoas entenderam claramente o propósito da reunião e o que foi discutido e decidido nela. Não se surpreendam como a quantidade de gente que sai “voando” das reuniões (rsrsrs).
Atentem que as propagandeadas soluções para as reuniões não serem demoradas, tipo reuniões com todo mundo em pé ou reuniões no carro (em locais de construções, minerações e outros), não funcionam se faltar objetividade aos participantes. Não vamos ser prolixos.
2º Tipo de Zumbi – A Reunião do mal
É o supremo zumbi do mal. Ele veio das profundezas do inferno. É aquele que pode consumir a tua alma.
Se fosse num videogame, ele seria o final boss. Com quem você vai gastar seus dedos no teclado ou joystick sem a certeza de derrotá-lo.
É quando uma reunião é usada por outros para:
- Um exercício vaidoso de poder;
- Achincalhar alguém;
- Fazer motim;
- Ou outras maldades.
Motim? É quando o principal interessado no assunto a ser discutido nem sabe da reunião e nem foi convidado. Usualmente o coordenador desta reunião tem intenções nada nobres em relação ao principal interessado, muitas vezes um par dele.
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Em outras palavras, não devemos usar reuniões para fazer politicagem dentro das organizações. Politicagem não resolve problemas e desperdiça recursos (tempo e dinheiro) da organização.
Você não faz “reuniões do mal”, mas foi convocado para uma. Como matar este zumbi?
É uma reunião para um exercício vaidoso de poder ou para achincalhar alguém? Seja profissional e questione a abordagem usada durante a reunião. Demonstre que ela não é produtiva nem respeitosa para os envolvidos.
É uma reunião de motim? Manifeste-se previamente, questione a pauta ou por que determinada pessoa não foi convidada.
Em último caso, não participe. Certamente você tem vários compromissos que podem ser usados para justificar oficialmente sua ausência. Com certeza o coordenador da reunião, a encarnação do zumbi do mal, perceberá a verdadeira razão da tua ausência.
3º Tipo de Zumbi – A Reunião que agrega valor
Na verdade é um ex-zumbi. Um zumbi que, de alguma maneira, foi curado ou voltou à vida. Este tipo de reunião te ajuda a lidar com os desafios profissionais.
Na minha vida profissional presenciei várias situações onde faltava comunicação entre as equipes de uma mesa organização. Um dos sintomas é que não ocorriam reuniões para discutir assuntos complexos e de interesse comum.
A comunicação era feita somente por email. Além disso, um lado lia com muita má vontade os emails do outro lado e vice-versa. Usei a expressão “lados” porque efetivamente existe um muro separando as equipes.
Reuniões bem planejadas (sem complicar) e bem conduzidas são uma maneira de resolver esta situação.
Vou dar um exemplo:
- Parada total de 48 horas numa instalação industrial para manutenção.
- A instalação para as 00:00 horas do primeiro dia. A equipe de manutenção chega as 06:00 horas.
- De 00:00 as 06:00 horas a equipe de operação faz a limpeza da instalação para “abrir caminho” para a equipe de manutenção.
- Uma boa limpeza é fundamental para a execução de todos os serviços de manutenção programados.
- A equipe de operação deve atentar para alguns detalhes na limpeza que farão diferença para a execução destes serviços.
Com o “muro” e sem ele
Enquanto existir o “muro” entre as equipes de operação e manutenção, o pessoal de manutenção enviará somente o tal email falando sobre a limpeza a ser feita. Certamente a limpeza não atenderá as necessidades da manutenção, pois o assunto não foi devidamente discutido entre as equipes.
Para o “muro” ser derrubado e as equipes de operação e manutenção efetivamente trabalharem em conjunto tem de haver uma reunião entre elas.
Esta reunião será previamente planejada e ocorrerá alguns dias antes da parada. Nela serão discutidos detalhes da limpeza e de outros aspectos da parada. Tudo será devidamente discutido aumentando as chances da limpeza atender as demandas da manutenção.
Está é a ferramenta reunião sendo corretamente usada.
No post “Comunicação interna – Os pares estão conversando ou estão em guerra?” falei mais sobre problemas de comunicação entre equipes de operação, manutenção e suprimentos de uma mesma organização. Isto pode dar a você mais alguns insights sobre o assunto.
PS:
Atentem que hoje as reuniões não precisam ser presenciais. Skype, Hangouts e outros app’s estão aí para serem usados. Existe muita tecnologia de comunicação disponível atualmente. Use-a de maneira inteligente para lidar com estes zumbis.
Por último, lembre-se que 31 de outubro está chegando (rsrsrs).
Abraços.
No meu tempo não existiam os recursos atuais de comunicação entre as equipes, então, as reuniões eram fundamentais e como você colocou muito bem se não fossem objetivas e bem planejadas perdiam-se em discussões inúteis.