Tipos de resposta aos riscos – Como lidar com eles

Este post continua a série de Gerenciamento de Riscos. Como nas publicações anteriores você é um gerente que tem a missão gerenciar os riscos na área sob sua responsabilidade. Você já identificou, analisou (qualitativamente) e priorizou os riscos. Agora você, junto com sua equipe, tem de definir a estratégia para lidar com estes riscos e as ações a serem tomadas. Assim, vamos iniciar nossa conversar sobre os tipos de resposta aos riscos.

Nossa principal referência continua sendo o PMBOK ® Guide (Project Management Body of Knowledge) do PMI (Project Management Institute). O que vamos conversar aqui  faz parte do processo de “Planejando respostas aos riscos” que está dentro da área de conhecimento Gerenciamento de Risco do PMBOK. Processos e áreas de conhecimento são elementos da estrutura do PMBOK.

Lembre-se que os riscos podem ter impacto negativo (ameaças) ou positivos (oportunidades). Assim, ameaças e oportunidades demandam tipos de respostas (ou estratégias) diferentes devido à natureza diferente do impacto que causam.

Como lidar com as ameaças

Para relembrar, no 1º post “Gerenciamento de riscos – Um início de conversa” apresentamos os principais aspectos da gestão de riscos. No 2º post “Ameaças e oportunidades – Duas irmãs em eterno conflito” falamos sobre ameaças e oportunidades. No 3º post “Identificação de riscos – Conhecendo as incertezas“, conversamos sobre como identificar os riscos. No último e 4º post “Análise de riscos – Qualificando e priorizando” falamos sobre como analisar e priorizar os riscos.

Assim, chegamos aqui com os riscos identificados, analisados e priorizados. Chegou a hora de decidir como lidar com eles, ou seja, qual dos tipos de resposta aos riscos será usada para cada um deles.

Os tipos de respostas para lidar com as ameaças são quatro:

• Eliminar a ameaça;
• Mitigar;
• Transferir;
• Aceitar.

Uma ameaça é eliminada quando a área, empresa ou organização toma ações para remover esta ameaça de um projeto ou de uma operação industrial por exemplo.

Exemplo: Na indústria onde você trabalha, existe um acúmulo excessivo de material (transbordo da linha de produção) sobre uma estrutura metálica. Existe o risco desta estrutura metálica desabar e paralisar a produção. A estrutura está numa parte da instalação pouco frequentada, ou seja, o problema não chama a atenção. Além disso, os recursos para limpeza industrial estão escassos neste ano. Logo o problema não e priorizado e o risco está estabelecido. Elimina-se o risco removendo o material acumulado e eliminando a causa do transbordo. Eliminar o risco significa não termos uma paralisação “inesperada” da produção nem colocarmos as pessoas em situação de perigo.

Mitigar uma ameaça é quando são tomadas ações para reduzir a probabilidade (de ocorrer) e/ou o (potencial) impacto negativo dela.

Exemplo: Numa outra indústria, uma das matérias primas é sujeita a explosão e combustão. O risco de um incêndio na instalação e de lesões à equipe de operação é mitigado com uma série de procedimentos operacionais que são rigidamente seguidos pela equipe e pelo uso de equipamentos de proteção coletivos e individuais.

Uma ameaça é transferida quando o impacto dela é transferido para terceiros. A propriedade (ou responsabilidade) da resposta também é transferida para este terceiro.

Exemplo: Continuando o exemplo acima, apesar de todas medidas de prevenção tomadas para mitigar o risco, ele permanece numa probabilidade menor. A empresa decide então contratar um seguro para, transferir o risco remanescente para a seguradora.

Nos últimos dois exemplos, vimos que riscos podem ser tratados com mais de um tipo de resposta. Nos nossos exemplos “mitigar’ e “transferir”. Caso a ameaça não tivesse sido mitigada antes, seria improvável que uma terceira parte aceitasse a transferência.

Aceitar uma ameaça é quando não é tomada nenhuma ação para lidar com ela. Isto pode ocorrer de forma passiva ou ativa, conforme descrito abaixo:

• Passiva – Efetivamente ação previa é tomada. A equipe do projeto (ou da operação industrial) tratará do risco quando e se ele ocorrer.
• Ativa – Demanda ações prévias ou preparatórias. A mais comum é estabelecer uma reserva de recursos (tempo e dinheiro) para lidar com o risco quando ele ocorrer.

Exemplo: Uma empresa de mineração está nos estágios iniciais de pesquisa geológica numa determinada área. Até agora o potencial dela se tornar um projeto altamente rentável é significativo. A empresa tem outros projetos em outros locais. A peculiaridade deste projeto é que onde ele está localizado existem questões sociais (indígenas, por exemplo) pendentes. A solução destas questões pode inviabilizar o projeto. A empresa decide suspender a pesquisa geológica até que estas questões sejam resolvidas.

As estratégias “eliminar” e “mitigar” geralmente são boas estratégias para riscos com alto impacto, enquanto as estratégias “transferir” e “aceitar” geralmente são boas estratégias para ameaças com baixo impacto.

Como lidar com as oportunidades

Os tipos de respostas para lidar com as oportunidades também são quatro:

• Explorar a oportunidade;
• Melhorar;
• Compartilhar;
• Aceitar.

Uma oportunidade é explorada quando a área, empresa ou organização toma ações para garantir que esta oportunidade se concretize, seja num projeto ou numa operação industrial por exemplo.

Exemplo: Uma empresa está implantando um projeto de mineração numa área remota. A prefeitura da pequena cidade onde o projeto se localiza está implantado um escola profissionalizante. A escola permitirá a empresa usa, na operação do projeto, mão de obra local. Está oportunidade reduzirá os gastos com pessoal para a empresa (ganhos financeiros) e diminuirá o número de desempregados no município (ganho social). Empresa e prefeitura se unem para que a escola seja concluída e entre em funcionamento. Ambas exploram esta oportunidade.

Melhorar uma oportunidade é quando são tomadas ações para aumentar a probabilidade (de ocorrer) e/ou o (potencial) impacto positivo dela.

Exemplo: Você trabalha numa empresa que está planejando a construção de uma nova unidade industrial para aumento de produção, pois existe a oportunidade de aumento do market share. Simultaneamente um concorrente coloca uma unidade industrial parcialmente construída a venda. A compra desta unidade permitira a antecipação do aumento do market share, pois ela já está em construção. A empresa toma ações para viabilizar esta compra. 

Uma oportunidade é compartilhada quando a propriedade (e responsabilidade) dela é atribuída a terceiros. Assume-se que este terceiro tenha melhores condições de capturar esta oportunidade.

Exemplo: A mesma empresa de mineração do exemplo “explorar”, tem outra unidade cujo resíduo é muito semelhante a areia. Este resíduo, após um pequeno tratamento, se transforma em areia, um subproduto. A empresa não tem experiência na comercialização de areia. Então ela busca um parceiro com experiência em agregados (areia e brita), para tratar o resíduo e comercializar o subproduto. Empresa e parceiro terão ganhos financeiros.

Aceitar uma oportunidade é quando não é tomada nenhuma ação para lidar com ela.

Exemplo: Você trabalha para uma empresa que exporta bens de consumo para um determinado país. Esta operação é muito interessante para a empresa. Para o país importador esta empresa não é muito relevante quando comparada com outros fornecedores muito maiores de quem ele também importa. O país está revendo a legislação de importação de uma maneira que pode beneficiar a empresa. A empresa ficar aguardando o resultado desta revisão.

Segue um mapa mental com os tipos de resposta aos riscos descritos neste post.

Mapa mental sobre tratamento de riscos

Elaborando o plano de ação

Chegamos a este ponto do trabalho com as estratégias (tipo de respostas aos riscos) já definidas para os riscos que foram anteriormente priorizados. A escolha do tipo de resposta pode ter sido feita na mesma reunião em que os riscos foram priorizados. Veja o já mencionado post anterior.

Vamos agora elaborar o plano de ação.

Você viu como tudo (identificação, analise, priorização, escolha do tipo de resposta e plano de ação) vai se fechando numa sequencia lógica? Entender esta sequencia é entender o processo de gerenciamento de risco.

Para elaborar o plano de ação, de novo, não aja como um “lobo solitário”. Lobos solitários não tem sucesso nas empresas e organizações.

Defina um “dono” para cada risco. Este dono será o responsável por propor o plano de ação para lidar com o risco “dele”. Obviamente este plano deverá estar alinhado com o tipo de resposta definido para o risco “dele”.

Um plano de ação completo tem seis informações para cada ação, conhecidas como 5W1H e apresentadas no quadro abaixo.

5W1H

Lembre-se que a resposta a um determinado risco também pode ser aplicável a outro da mesma categoria. Aliás, lembre-se que categorias de riscos são as categorias das causas dos riscos.

Todos os planos de ação, um para cada risco priorizado, devem ser estruturados num único plano de ação, o plano de resposta aos riscos para a área sob sua responsabilidade.

Como controlar planos de ação será tema de um futuro post, enquanto isto não acontece seguem algumas dicas:

• O plano de repostas aos riscos deve ser acompanhado periodicamente. Sugiro uma reunião todo o mês.
• As reuniões mensais estabelecem um ciclo (de um mês de duração) para acompanhamento e controle do plano de gerenciamento de riscos.
• Sugiro também que você (o gerente) conduza estas reuniões. Isto demonstra a importância do gerenciamento de risco.
• Nesta reunião, os “donos” de cada risco mostrarão como estão as “suas ações”, especialmente se existe algum desvio.
• Desvios usualmente são falta de recursos necessários para a ação ou atrasos na execução.
• Os “donos” de cada risco também deverão mostrarão como eles estão lidando com os desvios.
• Neste ponto, você, enquanto gerente, deverá suportá-los na correção dos desvios.
• Repita isto todo o mês.

É importante destacar que no PMBOK não existe um documento chamado de “plano de resposta aos riscos”. De acordo com o PMBOK, num contexto de gestão de projetos, as ações de resposta aos riscos são incorporadas por outros planos ou documentos já existentes.

Como nosso objetivo, nesta série de posts sobre gestão de risco, era propor uma abordagem mais prática que possa ser usada em qualquer atividade, faz sentido estabelecermos o “plano de resposta aos riscos”.

Finalizando uma etapa

Os tipos de resposta aos riscos foram definidos e o plano de resposta aos riscos também foi estabelecido. Ele está sendo executado e controlado. A área que você gerencia está cada vez menos exposta aos riscos. Os recursos (tempo e dinheiro) gastos nas ações trazem mais regularidade às atividades (desenvolvimento do projeto ou produção na operação industrial).

No lugar de “apagar incêndios” você está tendo tempo para lidar com questões táticas e estratégicas relevantes para o futuro da área, empresa ou organização. Isto sim é gerenciar!

Finalizamos uma etapa na série de post sobre gerenciamento de riscos. O propósito desta etapa era apresentar o assunto gerenciamento de riscos de uma forma objetiva e prática,

Certamente continuaremos falando sobre riscos aqui no blog. Em breve aparecerão por aqui assuntos tais como:

• Análise quantitativa;
• Necessidade de repetir periodicamente alguns dos processos de gerenciamento de riscos;
• Como o gerenciamento de riscos “conversa” com as estratégias da organização.

Enquanto isto, convido vocês e lerem e comentarem o post sobre “Indicadores de desempenho – 5 coisas que você precisa saber” para depois responder a seguinte pergunta: Que relação pode haver entre as ações do plano de resposta aos riscos e os indicadores de desempenho da sua área?

Façam isto e me enviem seus comentários. Abraços.

Alexandro Avila de Moura

Engenheiro Mecânico graduado na UFRGS. Especialização em Gestão Estratégica (USP) e Gerenciamento de Projetos (Pitágoras). Mestrado em Administração incompleto (PUC MG). Experiência de mais de 25 anos no setor de mineração, especificamente nas áreas de gestão de operação, manutenção e desenvolvimento de projetos, liderando grandes equipes. Certificado como PMP (Project Management Professional) pelo PMI (Project Management Institute). Número PMP 182 8522. Experiência também nas áreas de segurança e saúde ocupacional, meio ambiente e relacionamento com comunidades e na área financeira.