Indicadores de desempenho – 5 coisas que você precisa saber
Você, gestor ou gestora, usa “Indicadores de Desempenho” como ferramenta de gestão? Com certeza você usa. Qual diretor, gerente ou supervisor não faz isto hoje? Nenhum. A pergunta aqui não é se você usa indicadores de desempenho. A pergunta é:
Como fazer o uso adequado de indicadores de desempenho?
Minha experiência me diz que muitos de nós (gestores e gestoras) ainda não usamos adequadamente os indicadores e, consequentemente, não obtemos todos os benefícios que esta ferramenta de gestão pode dar.
Você deve estar se perguntado agora: Eu uso adequadamente (ou não) os indicadores de desempenho? Se sua resposta é talvez, pois ninguém assumirá que não usa adequadamente, a série de posts que se inicia aqui é para você!
Com estes posts você colocará o assunto sob uma perspectiva mais estruturada e poderá fazer um melhor uso dos indicadores de performance no dia-a-dia da gestão de produção.
Vamos começar então.
1. O que são indicadores de desempenho?
Indicadores de desempenho são usados para medir a performance de uma organização. A eles sempre esta associada uma meta a ser alcançada num determinado momento do futuro. Por exemplo, uma empresa de mineração está trabalhando para produzir 100.000 toneladas de minério até o final do ano corrente. Neste exemplo temos:
- Indicador – produção.
- Meta – 100.000 toneladas.
- Prazo – Dezembro do ano corrente.
“Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, não há sucesso no que não se gerencia.” William Edwards Deming (1900 – 1993).
A relação entre o “medir” mencionado por Deming e indicadores de desempenho é direta. Assim, necessitamos dos indicadores para gerenciar uma organização e conduzi-la ao sucesso.
Atentem que usei a palavra “organização” no lugar de “empresa”, pois indicadores de desempenho são aplicáveis em qualquer tipo de organização e nas diversas atividades dentro destas organizações.
Para cada organização o sucesso terá um significado diferente em função da natureza delas e será medido por indicadores de performance específicos, os quais avaliarão o desempenho de projetos, programas, produtos ou quaisquer outras atividades e iniciativas internas a organização.
Que saber mais sobre Deming acesse a pagina do The W. Edwards Deming Institute.
2. Características dos indicadores de desempenho
Em novembro de 1981 George T. Doran (1939 – 2011) propôs, num artigo da revista Management Review, que as metas e objetivos de uma organização, e consequentemente seus indicadores de desempenho, deveriam ser SMART (“esperto” em inglês). O quadro abaixo demonstra o que ele queria dizer quando usou a expressão SMART.
Para conhecer mais sobre as características dos indicadores de performance, veja o post “Indicador de desempenho SMART – O que é isto?“As características no quadro acima são as que foram listadas por Doran no artigo de 1981. Na internet você pode encontrar algumas variações do significado de SMART . Estas variações, de uma maneira ou outra, preservam os conceitos originalmente propostos.
3. Relevância
Os responsáveis pela definição dos indicadores de desempenho numa organização devem ter conhecimento suficiente sobre ela para que tenham condições de estabelecerem indicadores que sejam relevantes.
Relevância é conceito chave aqui. Não há razão para termos indicadores de desempenho para medir algo que não seja relevante para a organização, apesar do desejo de alguns gestores e gestoras em ter controle total, o que é uma ilusão. Ou seja, não vamos alimentar um desejo do inalcançável.
A verdade é que medir (e controlar) algo não relevante é gastar tempo e outros recursos numa atividade que não gera valor e que ainda pode desacreditar a ferramenta indicadores de desempenho dentro da empresa.
Duas coisas importantes têm de serem ditas sobre o tempo:
- Tempo é um recurso que uma vez desperdiçado você não recupera. Ele não volta!
- Tempo é um recurso finito. Nossa vida é finita!
Nosso tempo é um recurso que tem de ser usado de forma muito inteligente. Não vamos desperdiça-lo controlando algo que não agrega valor ao nosso trabalho nem a organização da qual fazemos parte.
Assim, os gestores e gestoras que usam indicadores de performance devem priorizar o investimento de tempo e outros recursos só com indicadores que agreguem valor a organização.
Uma última palavra sobre tempo. Usar o tempo de forma inteligente é algo maior que indicadores de desempenho, é algo que abrangem toda a atividade de gestão.
4. Onde os indicadores de desempenho são usados
Os Key Performance Indicators (KPI’s) podem ser utilizados em qualquer tipo de organização e de atividades internas a elas. Eles podem ser usados para avaliar o desempenho de empresas, administração pública, ONGs e países.
Assim, seguem dois exemplos de KPI’s aplicáveis a nações:
- O IDH (Índice de Desenvolvimento Humano) é calculado a partir da expectativa de vida ao nascer, educação e PIB per capita, ele é usado para classificar os países como desenvolvidos e subdesenvolvidos.
- O IGP-M (Índice Geral de Preços do Mercado) e o O IPCA (Índice de Preços ao Consumidor Amplo) são indicadores do desempenho econômico do Brasil.
Em atividades produtivas, especialmente em processo industriais temos indicadores para todas as atividades. O quadro abaixo mostra alguns destes KPI’s típicos.
Indicadores como podem ser controlados numa base horária, diária, mensal ou anual. Estas diferenças de período de controle ocorrem em função das características do operador e do nível de gestão. Por exemplo: um supervisor de produção provavelmente controlará o indicador produção numa base horária ou diária. Já o diretor desta unidade poderá controlar o mesmo indicador numa base mensal.
5. Metas
Todo o indicador de desempenho deve ter uma meta a ser alcançada num determinado momento. Tanto a definição da meta como do seu prazo devem ser realistas, caso contrário existe o risco da ferramenta indicadores de desempenho ficar desacreditada na organização. Por outro lado, ser realista não descarta um certo nível de desafio!
O atingimento da meta pode acontecer de dois modos:
- Atingimento periódico, isto é, repetitivo ao longo do tempo de determinado nível de performance; ou
- O atingimento de marcos predefinidos que indicam progresso da organização em direção a metas estratégicas.
Um exemplo do primeiro tipo é a produção de uma indústria, cuja meta tem de ser atingida todo mês. Um exemplo do outro tipo é o atingimento de marcos para a implantação de um projeto estratégico para a empresa, que pode ser a construção de uma nova unidade industrial.
Outros aspectos relevantes sobre as metas são:
- Metas não devem ser alteradas com frequência. Isto deve ser evitado. Só eventos relevantes para a organização justificam alterações.
- Elas devem ser amplamente comunicadas, entendidas e acordadas. Não pode haver dúvidas.
- Metas das diversas áreas de uma organização devem ser definidas para que quando forem “somadas” elas viabilizem o atingimento das metas da organização.
Caso o leitor ache que a coisa está ficando complicada? Não se desespere, pois é só impressão. Nos nossos próximos post uma série de questões levantadas aqui serão respondidas.
Para concluirmos esta primeira conversa destaco os principais tópicos deste post:
- “Não se gerencia o que não se mede.” William Edwards Deming.
- Indicadores de desempenho são aplicáveis a qualquer organização ou atividade.
- Eles têm de ser relevantes para a gestão da organização ou atividade.
Assim, convido você gestor ou gestora a continuarmos esta jornada lendo os posts desta série que serão periodicamente publicados.
Muito interessante, também penso que toda atividade deve ser mensurada, faz parte da avaliação de programas e atividades de produção de bens materiais e demais demandas das áreas ligadas as ciências humanas e sociais.
Ola boa tarde!
Poderia me enviar alguns modelos de indicador econômico, qualidade e segurança