Plano de ação – Para que planejar o que não será cumprido?
O que um plano de ação tem a ver com meu filho adolescente?
No início do 2º semestre do ano passado meu filho de 15 anos estava tendo dificuldades com as notas na escola, apesar de dedicar um bom tempo aos estudos.
Conversando com ele percebi que uma das dificuldades dele era que estava faltando planejamento sobre o que estudar e quando estudar.
Sugeri que ele fizesse um planejamento simples usando aquelas tabelas de horário escolar que vem em alguns cadernos. Propus que ele reservasse algumas horas em cada dia da semana para estudar e que em cada dia ele estudasse uma matéria pré-determinada.
Ele contra-argumentou, afinal é um adolescente, que em cada semana ele teria de estudar matérias diferentes.
Sugeri então que ele fizesse um planejamento semanal, ou seja, que ele reservasse sempre os mesmos horários para estudo, mas definisse as materiais da semana em função das demandas.
Ele mais uma vez contra-argumentou: Por que ele planejaria se provavelmente ele não cumpriria com o planejamento, em função de imprevistos? Adolescentes!
Há poucos dias atrás eu estava lidando com um planejamento meu que não deu certo e me lembrei deste momento com meu filho (rsrsrs).
Quantas vezes na nossa vida profissional tivemos de lidar com um planejamento que não deu certo? Provavelmente muitas vezes, independente de plano ter sido feito por nós ou definido pela empresa onde trabalhamos.
Será o que questionamento do meu filho está certo? Obviamente não, mas pretendo apresentar uma resposta melhor que simplesmente um “não” neste post. Quem sabe meu filho leia ele no futuro (rsrsrs).
Vamos antes relembrar alguns aspectos importantes de um plano de ação.
O que é um plano de ação
Quando falamos em plano de ação, provavelmente vem a nossa mente uma planilha com, pelo menos, seis colunas. Cada coluna correspondendo a um item do tal do 5W1H (rsrsrs). Para relembrar significado do 5W1H veja a tabela abaixo.
Em vez de pensar na estrutura da ferramenta “plano de ação” em si, vamos pensar no significado dela.
O objetivo de qualquer plano de ação é atingir uma meta maior que não seria facilmente atingível sem um planejamento mais estruturado. Provavelmente esta meta está relacionada com a estratégia da organização da qual você faz parte.
Assim, um plano de ação, mais do que uma ferramenta burocrática onde você encadeia uma série de ações, é uma maneira de estar focado nos objetivos estratégicos da organização.
Um plano de ação também deve ser pensado como uma ferramenta que auxilia na correta aplicação do tempo e recursos seus e da organização.
Não devemos usar planos de ação para metas facilmente atingíveis ou de pouco significado para a organização. Também não vale usá-lo quando gastaremos mais recursos na elaboração e controle do tal plano do que economizaremos com o planejamento das ações.
Responsáveis e prazos das ações
O que preencher num plano de ação, ou em outras palavras, o que realmente planejar?
Acredito que em alguns casos o where (onde), why (por que) e how (como) são tão óbvios (ou já estão disponíveis) para as pessoas que usarão o plano que não necessitam ser especificados.
Se este for o nosso caso, vamos evitar burocracia e nos ater ao essencial:
- What – Descrição da ação;
- Who – Responsável;
- When – Prazo.
Sem a descrição das ações e a definição do responsável e do prazo de cada ação não existe plano de ação.
As ações têm que ter um encadeamento lógico que deve se manifestar nos prazos. De uma maneira simplista o encadeamento quer dizer que algumas ações têm que estar concluídas, ou, pelo menos, iniciadas, para que outras possam ter início.
Todo o planejamento necessita de responsáveis e prazos. Sem isso não existe gestão. Apesar de óbvio, muitas vezes isto não é posto em prática.
Estamos no rumo correto? Vamos atingir a meta do plano? Quando?
Aqui começamos a responder a pergunta: Por que planejar o que não será cumprido?
Nossa vida profissional (por mais gerenciada, controlada e planejada que seja) está exposta a imprevistos, de origem interna ou externa. Imprevisto é uma condição básica da nossa existência.
Quanto mais ações e mais tempo demandar um plano de ação, mais ele estará exposto a imprevistos. Imprevistos podem comprometer os prazos e nos afastar da meta, ou seja, nos tirar do rumo.
Um plano de ação não deve ser visto como uma amarra burocrática, ou um compromisso de prazo a ser cumprido a “ferro e fogo”.
Um plano de ação definido e controlado é uma ferramenta que nos permite avaliar os atrasos e desvios de rumo ao longo da execução dele, ou seja, ao longo do caminho para o atingimento da meta.
O plano de ação é uma bússola que nos permite tomar ações para eliminar ou minimizar atrasos e desvios de rumo. Esta é a verdadeira função do plano de ação. Obvio que não queremos atrasos, mas se não houver como evitá-los, vamos minimizá-los.
Quem segura o cabo da ferramenta?
A ferramenta “plano de ação” não é ruim, porém existem planos de ação mal feitos e mal controlados.
Como qualquer ferramenta, o sucesso depende tanto da qualidade da ferramenta como de quem a está usando. Por melhor que seja um martelo, o bom resultado do trabalho dependente principalmente de quem segura o cabo dele.
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Em outras palavras toda a ferramenta de gestão, por melhor que seja, pode ser mal utilizada. Bons planos de ação dependem das pessoas!
Para finalizar, segue um resumo do que falamos neste post sobre como deve ser usado um plano de ação:
- Ter relação direta com uma meta importante para a organização.
- Auxiliar na correta aplicação dos recursos da organização.
- Ter encadeamento lógico das ações.
- Definir responsáveis e prazos das ações, pelo menos.
- Ser uma bússola para lidar com os imprevistos e corrigir o rumo.
- Ser bem utilizado. Como qualquer ferramenta, depende de quem a usa.
Alguns de vocês devem estar se perguntando: E o que aconteceu com o filho dele?
Ele passou de ano, com muito esforço e pouco planejamento.
Neste ano, apesar dos desafios na escola serem maiores, ele agregou aos seus estudos um pouco do planejamento. Devo confessar que eu insisti nisso (rsrsrs).
Percebo que ele está mais no controle da situação. Ele tem tomado decisões do tipo “vou estudar menos para esta matéria em que tenho mais domínio para focar na outra em que preciso melhorar a nota” com muita propriedade.
Ele vai ser um adulto com mais recursos do que eu.
Quer saber um pouco mais sobre os usos de planos de ação? Leia o post “Tipos de resposta aos riscos – Como lidar com eles“.
