Análise de riscos – Qualificando e priorizando

Você é um gerente que tem a missão de identificar e fazer a análise de riscos para a área sob sua responsabilidade. Neste post, o 4º da série sobre gerenciamento de risco, vamos falar sobre como analisar qualitativamente e priorizar os riscos. Continue lendo, logo explicarei o porquê  de “qualitativamente” (rsrsrs).

Para relembrar, no 1º post “Gerenciamento de riscos – Um início de conversa” apresentamos os principais aspectos da gestão de riscos. No 2º post “Ameaças e oportunidades – Duas irmãs em eterno conflito” falamos sobre ameaças e oportunidades. No último e 3º post “Identificação de riscos – Conhecendo as incertezas“, conversamos sobre como identificar os riscos.

Nossa principal referência continua sendo o PMBOK ® Guide (Project Management Body of Knowledge) do PMI (Project Management Institute).

Vamos continuar a usar o template “Relação de riscos” (ver figura abaixo) que foi divulgado no post anterior. Nosso foco aqui será as colunas “probabilidade”, “impacto” e “grau de risco”.

FAÇA AQUI O DOWNLOAD GRATUITO DO TEMPLATE DE RELAÇÃO DE RISCOS.

Template de relação de riscos

Análise de riscos

A análise de riscos pode ser qualitativa ou quantitativa.

A análise qualitativa (o foco deste post) é a primeira a ser feita. Ela tem o objetivo de avaliar a probabilidade de um risco ocorrer e o impacto que ele causará caso ocorra e, baseado nesta avaliação, priorizar que riscos devem ser tratados primeiro.

Nesta análise tanto a probabilidade como o impacto é qualificado em termos de muito baixo, baixo, médio, alto e muito alto. “Escalas” similares também podem ser usadas. Esta qualificação é feita a partir da opinião da equipe que trabalha com você (o gerente), de especialistas externos ou de pares e superiores na empresa, entre outros. Obviamente esta opinião está baseada na experiência vivida por estas pessoas. Assim, longe de ser um mero palpite, é uma análise de grande valor!

A análise quantitativa será tema de um futuro post, mas para os curiosos de plantão (rsrsrs) adiantaremos algumas poucas coisas sobre ela aqui:

• Ela usa técnicas numéricas para calcular distribuições de probabilidade e distribuições de impacto dos riscos priorizados na análise qualitativa.
• A probabilidade é medida em percentual (%) e o impacto pode ser medido em Reais (R$) ou percentual do orçamento anual, por exemplo.
• Em alguns projetos ou operações a análise qualitativa pode ser pulada, ou seja, vamos direto para o tratamento dos riscos.

Matriz de probabilidade e impacto dos riscos

A matriz é o principal instrumento para a análise qualitativa e para a priorização dos riscos. Assim, vamos detalhar este tópico um pouco mais do que no último post.

No último post falamos que tanto a probabilidade como o impacto se distribuem numa escala de muito baixo até muito alto. Também apresentamos o modelo de matriz abaixo.

Matriz de probabilidade e impacto

Se lembrarmos que riscos podem ser negativos (ameaças) e positivos (oportunidades) a matriz acima pode evoluir (ou começar a ficar complicada, rsrsrs) conforme o exemplo mostrado abaixo.

Matriz probabilidade e impacto – Ameaças e oportunidades

Para auxiliar na análise da probabilidade de um risco pode-se associar faixas de probabilidade aos graus de rara, média, baixa, alta, quase certa. O mesmo pode ser feito ao impacto, associando faixas de perda (em Reais ou percentuais do orçamento anual, por exemplo) aos graus de insignificante, pequeno, médio, grande e muito grande. Isto dará as diferentes pessoas que participa da análise um mesmo entendimento do que significa cada grau.

Assim, nossa matriz fica uma pouco mais complicada (rsrsrs). Veja como ela fica.

Matriz probabilidade e impacto – Ameaças e oportunidades com faixas de percentual

Isto não muda o caráter qualitativo da análise de riscos. A atribuição de probabilidade e impacto ainda será feito baseado na experiência vivida dos participantes. Lembrem-se, isto não compromete o valor desta análise!

Os nomes e os valores das faixas de probabilidade e impacto, mostrados nas matrizes acima são um exemplo. Eles podem ser usados como ponto de partida. Eles devem ser adequados a sua (do gerente) realidade toda a vez que um novo ciclo de identificação e análise de riscos acontecer.

Busque a consistência. A perfeição, ou o mais próximo que conseguirmos chegar disso, vem com a prática. Lembre-se também, que, num primeiro momento, é melhor você ter uma iniciativa de gerenciamento de riscos consistente, mesmo que imperfeita, do que não ter nada.

Preparativos para fazer a priorização

Novamente, nada de “lobo solitário”! Priorizar os riscos é uma atividade que deve ser desenvolvida em equipe. Seguem algumas dicas de como se preparar.

• Programe uma reunião para fazer a análise qualitativa e a priorização dos riscos.
• Defina a data, a duração (uma manhã ou uma tarde?) e a programação da reunião.
• Ao longo da reunião você deve atuar para que a programação seja cumprida.
• Reúna pessoas que cubram todas as atividades da área, empresa ou organização em que os riscos estarão sendo analisados.
• Se a empresa ou organização possui várias unidades ou sites, pessoas de todas estas unidades devem participar.
• Consultores externos, experts nas atividades, também podem participar.
• Pares e superiores, se houver disponibilidade, podem participar também.
• Atenção com as pessoas que só dizem sim (yes man). A prioridade delas é te agradar no curto prazo. A tua prioridade é gerenciar riscos.

Fazendo a priorização

Durante a reunião para a análise, cada participante deverá atribuir o grau de probabilidade e impacto que acredita que cada um dos riscos identificados possui.

Alguns participantes podem não se sentir capacitados para opinar sobre todos os riscos. Isto não é problema. O grau de probabilidade e impacto de um risco será a média aritmética dos graus atribuídos pelos participantes.

Uma vez conhecido os graus de probabilidade e impacto de cada risco, verifica-se na matriz em que zona (verde, amarela e vermelha) eles estão localizados.

Vejamos como avaliar as seguintes ameaças:

• Risco de falha no fornecimento de energia elétrica (Categoria “Infraestrutura”).
• Risco de oposição da comunidade local ao projeto (Categoria “Relacionamento com comunidade”).

Os 10 participantes da reunião atribuíram os valores de probabilidade e impacto para estas ameaças conforme quadro abaixo.

Todos os 10 participantes indicaram probabilidade e impacto para a ameaça “falha no fornecimento de energia elétrica”. Para o outro risco, oito participantes indicaram probabilidade e risco. As médias calculadas consideram as diferentes quantidades de indicações, 10 e 8 respectivamente.

A “falha no fornecimento de energia elétrica” está na zona verde. Já a “oposição de comunidade local ao projeto” está na zona vermelha.

São os riscos da zona vermelha que devem ser priorizados. Para eles, a combinação de probabilidade e impacto é significativa. No caso dos recursos para tratamento dos riscos serem escassos, priorizar significa que eles terão preferência na aplicação destes recursos . Significa também que eles podem ser tratados primeiro que os outros.

Se você não concordar com a avaliação de um dos participantes não faça censura prévia. Aguarde a avaliação dos outros participantes, pois um eventual desvio pode ser “corrigido” pela média.

Se este desvio se confirmar com a avaliação dos outros participantes, assuma que esta é a realidade do risco e que o “dono” do desvio é você (rsrsrs). Pense nisso…

Registre tudo. Existem alguns softwares que podem ser usados para isto. Se a empresa não possui licença destes softwares, não se acanhe, use uma planilha (Excel ou Google Docs, por exemplo). O importante aqui é qualidade do conteúdo. Use o template de relação de riscos!

Fatal Failures

Existe um tipo de risco que deve ser priorizado independente da zona em que ele se encontra (verde, amarela ou vermelha). São os riscos que, quando ocorrem, tem um impacto tão grande que podem implicar na paralisação permanente da área, empresa ou organização. São as falhas fatais ou fatal failures.

A probabilidade de uma falha fatal pode ser extremamente pequena (rara ou menor que 10% de acordo com nossa matriz), porém ela continua sendo uma falha fatal e merece toda a nossa atenção.

Seguem alguns exemplos de falha fatal que nos são conhecidas:

• Acidente ambiental grave – Quantos acidentes ambientais graves já ocorreram em mineradoras ou operações industriais, no Brasil e no mundo, que causaram a paralisação destas operações?
• Chernobyl, Ucrânia – O risco de explosão de um reator é uma falha fatal para qualquer usina nuclear.

Parque de diversão em Pripyat (Chernobyl), Ucrânia.

• Falta de financiamento – Uma empresa de mineração júnior (australiana ou canadense) necessita, mas não obtém, recursos de terceiros (investidores) para a implantação do seu projeto. O projeto não acontece.
• Queda de avião – O risco de um avião cair é uma falha (literalmente) fatal para a aeronave, tripulação e passageiros.

Uma curiosidade sobre a expressão fatal failures. Se você procurar na internet você irá verificar que está expressão também é muito usada na área médica.

Como lidar com os riscos

Uma vez que os riscos foram priorizados, o próximo passo é definir a estratégia (tipo de resposta) que usaremos para lidar com eles.

Os tipos de respostas para lidar com as ameaça e as oportunidades são diferentes. O quadro abaixo resume estas estratégias.

Tipos de respostas aos riscos

Definida a estratégia, deve-se elaborar um plano de ação para tratamento dos riscos. Nele estarão descritas, pelo menos, as ações que serão tomadas em relação a cada risco, os responsáveis pelas ações e os prazos para a conclusão destas ações.

Lembre-se que a resposta a um determinado risco também pode ser aplicável a outro da mesma categoria. Aliás, lembre-se que categorias de riscos são as categorias das causas dos riscos.

Chegamos ao final de mais um post, onde exploramos ainda mais a matriz de probabilidade e impacto de riscos. Falamos sobre a análise de riscos qualitativa e a priorização de riscos. Também demos uma “palinha” sobre tipos de respostas para ameaças e oportunidades e plano de ação para tratamento de riscos.

Se você chegou até aqui, provavelmente você já tem os riscos da sua área priorizados e uma boa ideia de como tratá-los. Parabéns!

No nosso próximo post vamos explorar ainda mais os tipos de respostas e o plano de ação. Sobre o plano daremos dicas de como elaborá-lo e acompanhá-lo. Um abraço a você e até lá!

NÃO SE ESQUEÇA DE FAZER O DOWNLOAD DO TEMPLATE DE RELAÇÃO DE RISCOS.

Alexandro Avila de Moura

Engenheiro Mecânico graduado na UFRGS. Especialização em Gestão Estratégica (USP) e Gerenciamento de Projetos (Pitágoras). Mestrado em Administração incompleto (PUC MG). Experiência de mais de 25 anos no setor de mineração, especificamente nas áreas de gestão de operação, manutenção e desenvolvimento de projetos, liderando grandes equipes. Certificado como PMP (Project Management Professional) pelo PMI (Project Management Institute). Número PMP 182 8522. Experiência também nas áreas de segurança e saúde ocupacional, meio ambiente e relacionamento com comunidades e na área financeira.