Carregando...

Quando postergar gastos é inevitável – 7 dicas

Quando postergar gastos é inevitável – 7 dicas

Reduzir custos, para os processos de gestão, parece ser uma melhor opção do que postergar gastos. Teoricamente.  No mundo real, ambas coexistem, a redução de custo não é o “mocinho”, nem a postergação de gastos é o “bandido”. Como um amigo meu fala: “Não dá para fazer filme de faroeste aqui”.

Todos nós (diretores, gerentes ou supervisores) já fomos e ainda seremos solicitados a postergar gastos. Porém ai vem minha pergunta: se postergar gastos é inevitável, como fazer isto sem cair nas armadilhas descritas aqui?

Segue um checklist pessoal para fazer postergação de gastos da melhor forma possível. Ele te ajudará a avaliar que gastos postergar (ou não), e em outras palavras, que riscos correr (ou não).

Atentem que algumas destas 7 dicas são aplicáveis também para redução de custo. Falaremos mais sobre redução de custos num próximo post.

Não converse só com as pessoas que sempre dizem SIM

É importante conversar com sua equipe sobre que gastos postergar. Eles certamente irão apresentar alternativas que você não vê e também poderão criticar as tuas ideias.

O ponto de atenção aqui é evitar as pessoas que sempre dizem sim (yes man). Estas pessoas priorizam te agradar no curto prazo. O que elas falam pode estar “distante” da verdade e não ter compromisso com as consequências.

Prefira as pessoas que tem uma posição mais crítica e madura. São elas que podem fazer boas sugestões e criticar construtivamente suas ideias.  São estas pessoas que te ajudarão a não criar e não cair armadilhas. São elas que você tem de manter perto de você.

Múltiplas localidades, muitas possibilidades

Você é responsável pela operação de múltiplos sites ou unidades. Então muito provavelmente você já observou que existe uma tendência a haver pouca troca de informação entre as diferentes unidades de uma mesma empresa.

Isto ocorre em todo o tipo de organização (iniciativa privada e administração pública, por exemplo) e espalha-se pelos diversos níveis das empresas. Eu chamo isto de falta de comunicação transversal. Independente do termo que eu uso estar correto (ou não) todo o gestor deve combater isto.

A organização (ou parte dela) sobre sua gestão não pode se tornar uma colcha de retalhos de “pequenos feudos”.

Por que estou falando isto? A hora de decidir que gastos postergar é também a hora de colocar todos estes “pequenos feudos” para conversarem entre si. Destas conversas, na forma de reuniões, podem surgir alternativas de uma área que são aplicáveis a todas. Podem surgir também alternativas que não são aplicáveis na área onde surgiu, mas que podem ser usadas por outras. As possibilidades são inúmeras para serem ignoradas.

Atente que é você, enquanto líder, quem deve conduzir esta reunião para motivar as áreas a conversarem entre si.

Nada de passivos de segurança, saúde ou meio ambiente

Nunca postergar gastos que, na forma de efeito colateral, criem problemas ou passivos relativos à segurança, saúde ou meio ambiente. Os custos associados a estes passivos, bem como as sanções legais para a empresa e os gestores responsáveis podem ser enormes.

A sociedade não quer isto, a empresa também não quer isto e você também não. Você investiu muito tempo e energia para criar um histórico profissional do qual tem orgulho e não vai quer jogar ele no lixo!

Pondere os riscos

Toda a postergação de gastos implica em riscos de diferentes probabilidades de ocorrência e diferentes intensidades de impacto, caso se confirmem. Para saber mais sobre probabilidade e impactos de risco leia o post “Gerenciamento de risco – Um início de conversa”.

Neste ponto, algum leitor pode pensar: “Agora complicou. O Alexandro está sugerindo usar técnicas de gerenciamento de risco para analisar as ações”. O mesmo leitor pensará: “As técnicas de gerenciamento de risco são complicadas, não sou especialista nisso e não tenho tempo para ser”.

As técnicas de análise qualitativa de riscos não são complicadas e podem ser facilmente aplicadas. Em breve teremos um post específico sobre o assunto.

Combine com os russos

Reza a lenda que na Copa de 1958 o treinador brasileiro Vicente Feola havia preparado uma jogada muito complicada para vencer a favorita União Soviética. Após explicar a tal jogada, Garrincha perguntou:

“Tá legal Seu Feola…mas o senhor já combinou tudo isto com os russos?” Garrincha (1933 – 1983)

Gestão de Produção com Alexandro

Garrincha driblando um jogador da União Soviética.

Seu superior imediato não é um russo, assim, se postergar gastos seja inevitável, comunique os riscos associados e desembolsos futuros para a empresa, e especialmente para seu superior imediato. Ou seja, combine com ele.

Atente que não estou sugerindo que você reclame com seu superior, é para mostrar que você está alinhado com ele, e estar alinhado implica em deixá-lo ciente dos riscos e desembolsos futuros.

Caso seu superior não queira falar sobre isto, pois ele tem tantos problemas para resolver, insista! No curto prazo ele até vai pensar que você está sendo chato e inconveniente, mas no futuro ele reconhecerá seu profissionalismo.

Se mesmo com sua insistência não foi possível conversar, envie um email e mantenha uma cópia para você usar com ele quando puder retomar o assunto. Demonstre seu profissionalismo.

Tenha respeito e empatia pelas pessoas

Algumas ações de postergação de custo podem afetar empregados, contratados e outras partes interessadas, ou seja, os stakeholders.

Uma empresa não decide postergar gastos por capricho. Certamente esta decisão está relacionada com a continuidade ou sobrevivência da empresa, especialmente em tempos de crise.

Ou seja, as decisões de postergar gastos são decisões legitimas, apesar de poderem afetar negativamente as partes envolvidas. As partes envolvidas pode ser um empregado que vai ser demitido ou um terceiro cujo contrato será interrompido.

Se você precisa demitir alguém, cancelar um contrato ou tomar outras ações que podem afetar ou fragilizar um stakeholder, demonstre repeito e empatia por estas pessoas ao longo de todo este processo.

O que estou falando parece uma coisa obvia, mas ao longo da minha vida profissional tomei conhecimento de uma série de situações em que o obvio não foi feito. Muitas vezes isto ocorreu por que o próprio gestor se sentia desconfortável com a ação que tinha de tomar e cometeu erros ao conduzir o processo.

Demonstrações de respeito e empatia indicam para o stakeholder  que a decisão, apesar de afetá-lo negativamente, foi tomada num contexto puramente profissional e empresarial. Esta percepção preserva ele, você e a empresa.

Uma última palavra sobre respeito. Quando você, enquanto gestor, demonstrar respeito por alguém isto tem duplo efeito. É uma demonstração pessoal sua de respeito por ela. É também uma demonstração do respeito que organização, a qual você representa, tem por essa pessoa. Pense nisso.

Não critique a empresa ou seus superiores

Muitas vezes a decisão de postergar gastos é tomada num contexto difícil, de crise generalizada ou de retração do setor onde a empresa atua.

Muitas vezes também, a postergação de gastos ocorre simultaneamente às demandas de produção ou qualidade, por exemplo. Isto pode criar uma situação em que as demandas são contraditórias e aparentemente muito difíceis, para não dizer impossíveis, de conciliar.

Todo o gestor deve resistir à tentação de criticar a empresa ou seus superiores para terceiros. Isto pode se tornar uma distração que vai desviar seu foco do que é prioridade, postergar gastos sem cair em armadilhas. Além disso, caso você tenha críticas construtivas sobre a situação, você deve conversar é com a empresa.

Um conceito esteve presente ao longo de todo o post: o do profissionalismo. Você estará demonstrando seu profissionalismo quando fizer a postergação de gastos:

  • Sem criar passivos de segurança, saúde e meio ambiente.
  • Compartilhando com a empresa os riscos e potencias desembolsos futuros.
  • Demonstrando respeito pelas as partes interessadas que forem afetadas.
  • Conversando com a empresa, e não com terceiros, sobre as críticas construtivas que você tem.

Para finalizar, você já deve ter percebido que algumas das dicas propostas aqui também são aplicáveis a um programa de redução de custos. Leia o post sobre como fazer uma redução de custos, que publicaremos em breve.

Até lá.

Alexandro Avila de Moura
Engenheiro Mecânico graduado na UFRGS. Especialização em Gestão Estratégica (USP) e Gerenciamento de Projetos (Pitágoras). Mestrado em Administração incompleto (PUC MG). Experiência de mais de 25 anos no setor de mineração, especificamente nas áreas de gestão de operação, manutenção e desenvolvimento de projetos, liderando grandes equipes. Certificado como PMP (Project Management Professional) pelo PMI (Project Management Institute). Número PMP 182 8522. Experiência também nas áreas de segurança e saúde ocupacional, meio ambiente e relacionamento com comunidades e na área financeira.

1 pensamento em “Quando postergar gastos é inevitável – 7 dicas

  1. Caio Libaneo disse:

    Excelente iniciativa Alexandro!! Sucesso!!

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado.